1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

, handelend onder de naam , gevestigd aan , ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer .

Vragen over privacy gaan naar . Je krijgt binnen 30 dagen antwoord, meestal veel eerder.

2. Welke gegevens bewaren we?

Om je te laten inloggen:

• je e-mailadres;
• je wachtwoord, maar alleen als versleutelde afdruk. Wij kunnen het niet uitlezen en niemand anders ook;
• het moment waarop je akkoord ging met deze verklaring.

Wat je zelf invult:

• de antwoorden in het boek: je levensverhaal, je familie, je wensen rond afscheid, praktische zaken;
• documenten die je uploadt, zoals een kopie van je testament of polissen;
• de naam en contactgegevens van je vertrouwenspersoon.

Een deel hiervan is wat de wet bijzondere persoonsgegevens noemt: gegevens over gezondheid, geloof of afkomst. Die vraagt het boek nadrukkelijk niet uit nieuwsgierigheid, maar omdat je nabestaanden ze nodig hebben. Je bepaalt zelf of je ze invult, en je kunt ze op elk moment weer weghalen.

Als je een abonnement neemt:

• je betaalgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe. Wij zien je kaartnummer nooit. Wij bewaren alleen een klantnummer van Stripe en tot wanneer je abonnement loopt;
• de gegevens op je factuur, omdat de Belastingdienst dat verplicht.

Wat we bewust níét vragen:

• je burgerservicenummer. In het papieren boek staat dat veld wel; online hoort het niet thuis;
• wachtwoorden van je bank, e-mail of sociale media. We vragen alleen waar ze veilig liggen en wie erbij mag;
• gegevens voor advertenties. Er staat geen enkele volgtechniek van een advertentiebedrijf in deze app.

3. Waarom mogen we dat bewaren?

De wet noemt dit de grondslag. Wij gebruiken er vier:

• Om onze afspraak na te komen. Zonder je e-mailadres kun je niet inloggen en zonder opslag is er geen boek. (Artikel 6 lid 1 sub b AVG.)
• Jouw uitdrukkelijke toestemming voor de bijzondere gegevens die je invult. Die geef je bij het aanmaken van je account, en je kunt hem altijd intrekken door die antwoorden te wissen of je account te verwijderen. (Artikel 9 lid 2 sub a AVG.)
• Ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig en werkend te houden: foutmeldingen, inlogpogingen, misbruik tegengaan. (Artikel 6 lid 1 sub f AVG.)
• Een wettelijke plicht om onze administratie zeven jaar te bewaren. (Artikel 6 lid 1 sub c AVG.)

4. Je legt ook gegevens van anderen vast

Dit is het punt dat de meeste mensen over het hoofd zien, en daarom staat het hier apart.

In dit boek noteer je onvermijdelijk gegevens van anderen: de namen en telefoonnummers van je kinderen, wie je vertrouwenspersoon is, wie je liever niet bij je afscheid ziet, soms iets over de gezondheid of geschiedenis van een familielid.

Zo gaan wij daarmee om:

• die gegevens zijn uitsluitend voor jou zichtbaar. De database weigert ze aan iedereen die niet als jou is ingelogd - ook aan ons;
• wij gebruiken ze nergens voor. Niet om iemand te benaderen, niet voor analyse, niet voor reclame;
• wij verstrekken ze niet aan derden, ook niet aan de persoon zelf, tenzij de wet ons daartoe verplicht;
• jij bent degene die bepaalt wat je opschrijft. Schrijf over anderen zoals je zou willen dat er over jou geschreven wordt, en blijf bij wat nodig is voor je nabestaanden.

Sta jij in iemands boek en wil je dat weten?

Neem contact op via . Wij doen dan het volgende:

1. we bevestigen je bericht binnen vijf werkdagen en vragen je om je te identificeren;
2. we kunnen technisch niet in andermans boek kijken. Wat we wél kunnen: de betrokken gebruiker op de hoogte stellen van jouw verzoek en hem wijzen op zijn plicht om daaraan gehoor te geven;
3. we reageren binnen 30 dagen, en leggen uit wat we hebben gedaan en waarom;
4. ben je het oneens met de uitkomst, dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie punt 10).

5. Wie kan er nog meer bij?

Eerst het eerlijke deel, want daar draait het bij dit onderwerp om: wie een database beheert kan er technisch altijd bij, bij ons net zo goed als bij elke andere online dienst. Jouw antwoorden zijn beveiligd en de schijf waarop ze staan is versleuteld, maar niet met een sleutel die alleen jij hebt. Wij vinden dat je dat moet weten in plaats van dat wij "onmogelijk" roepen.

Wat wij daarom wél hebben gedaan: onze dagelijkse toegang tot de inhoud is eraf gehaald. Om de dienst te runnen kijken wij in een overzicht dat laat zien hóéveel vragen iemand heeft ingevuld en of zijn abonnement loopt; daar staat geen letter in van wat mensen geschreven hebben.

Andere klanten kunnen er niet bij. Dat is geen belofte maar een instelling in de database: elke opvraging wordt getoetst aan wie er is ingelogd, en aanvragen van een ander account worden geweigerd. Onze eigen programma's kunnen er ook niet bij: de koppeling met de betaling en de functie die een account opheft hebben geen toegang tot wat jij schrijft. Lekt zo'n sleutel ooit uit, dan komt er nog steeds niemand bij de levensverhalen.

Na elke wijziging aan de app draaien wij een reeks van vierentwintig controles met drie proefgebruikers, waaronder iemand die actief probeert bij een ander te komen.

De noodweg na een overlijden

Er is één uitzondering op alles hierboven, en die staat er met opzet groot bij in plaats van in de kleine lettertjes.

Overlijdt een klant en is zijn wachtwoord nergens opgeschreven, dan zou zijn levensverhaal voorgoed onbereikbaar zijn, terwijl het er gewoon nog staat. Daarom mag een aangewezen sleutelhouder in dat geval bij ons een aanvraag doen.

Zo gaat dat, en niet anders:

• De aanvrager stuurt een overlijdensakte en een bewijs dat hij erfgenaam is of door de overledene als sleutelhouder was aangewezen, bijvoorbeeld een akte van erfrecht van de notaris.
• Een mens beoordeelt dat, geen computer. Er gaat nooit automatisch een deur open, en ook niet omdat iemand een tijd niet heeft ingelogd.
• Klopt het, dan stellen wij een nieuw wachtwoord in en geven dat aan die ene persoon. Wij lezen de inhoud niet.
• Elke aanvraag wordt vastgelegd: wie het vroeg, wanneer, welke stukken erbij zaten, wie het beoordeelde en wat de uitkomst was.

Je kunt dit zelf uitzetten. In je kluis, bij “Wie krijgt straks de sleutel?”, staat een vinkje. Zet je dat uit, dan doen wij dit ook niet als je nabestaanden erom vragen met alle papieren erbij. Zonder jouw wachtwoord blijft je kluis dan voorgoed dicht. Dat is jouw keuze en wij respecteren hem.

Om de dienst te laten draaien werken we samen met vijf bedrijven. Met elk daarvan hebben wij een verwerkersovereenkomst, waarin staat dat zij jouw gegevens alleen voor ons mogen gebruiken:

• Supabase - de database en de opslag van je documenten. Servers in Stockholm, Zweden.
• Netlify - levert de website zelf aan je browser. Ziet je antwoorden niet.
• Stripe - verwerkt de betaling van je abonnement. Ziet je antwoorden niet.
• Brevo - verstuurt onze e-mail: je welkomstbericht en de link waarmee je een nieuw wachtwoord kiest. Krijgt daarvoor je e-mailadres en de tekst van dat bericht. Ziet je antwoorden niet. Frans bedrijf, servers binnen de Europese Unie.
• OpenAI - zet spraak om in tekst, maar alleen als jij zelf op de knop "Inspreken" drukt. Dan gaat die ene opname naar OpenAI in de Verenigde Staten, komt de tekst terug op jouw apparaat, en zet jij hem zelf in je antwoord. De opname wordt daarna nergens bewaard, ook niet bij ons. Spreek je niets in, dan gaat er nooit iets naartoe. Wij vragen je de eerste keer om toestemming en leggen dit dan opnieuw uit.

Je antwoorden en documenten blijven binnen de Europese Unie, behalve die ene opname als je zelf kiest voor inspreken. Stripe verwerkt betaalgegevens ook in de Verenigde Staten; dat gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en het EU-VS Data Privacy Framework.

6. Hoe lang bewaren we het?

• Je boek en je documenten: zolang je je account houdt. Verwijder je je account, dan zijn ze direct weg.
• Reservekopieën: die houden wij op dit moment niet. Verwijder je iets, dan is het meteen weg, ook bij ons. Dat is prettig voor je privacy en onprettig als je je vergist, dus download af en toe je eigen kopie.
• Facturen en betaalgegevens: zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat eist. Dit staat los van je boek.
• Technische logboeken: maximaal 90 dagen.
• Opnames van gesprekken: tot dertig dagen nadat wij je de opname en de tekst hebben gestuurd. Daarna wissen wij onze kopie, ook uit de reservebestanden van het programma dat de tekst uitschrijft. Die dertig dagen zijn er alleen voor het geval de verzending mislukt. Wil je dat wij hem eerder wissen, dan doen wij dat meteen.

Over die opnames nog dit. Wij nemen een gesprek alleen op als je daar vooraf ja tegen zegt, en het kennismakingsgesprek nemen wij helemaal niet op. Voor het uitschrijven gebruiken wij een computerprogramma; daar luistert geen mens van buiten mee. Zodra jij de opname hebt, is hij van jou: wat je ermee doet en met wie je hem deelt, bepaal jij, en dat kun je niet terugdraaien. Zie ook punt 9a van de voorwaarden.

7. Wat zijn jouw rechten?

De privacywet geeft je zeven rechten. Voor de meeste hoef je ons niet eens te mailen - ze zitten in de app zelf.

• Inzage. Je ziet je antwoorden altijd; ze staan gewoon in het boek.
• Aanpassen. Overschrijf wat er staat; het wordt direct bewaard.
• Verwijderen. Onder Mijn gegevens staat een knop waarmee je je account en alles erin definitief wist.
• Meenemen. Onder Mijn gegevens download je alles in één bestand, leesbaar zonder deze app.
• Beperken en bezwaar maken. Mail ons; we leggen de verwerking dan stil zolang we het uitzoeken.
• Toestemming intrekken. Dat kan altijd, en het geldt vanaf dat moment. Wat je eerder invulde was tot dan toe rechtmatig bewaard.
• Klagen. Zie punt 10.

8. Hoe is het beveiligd?

• al het verkeer tussen jouw apparaat en de kluis is versleuteld (https);
• de database versleutelt wat er op de schijf staat;
• elke opvraging wordt op rijniveau getoetst aan wie er is ingelogd (row level security). Er is geen achterdeur;
• je documenten staan in een map die op jouw gebruikersnummer is afgesloten. Links naar een document zijn tijdelijk en verlopen vanzelf;
• wij bewaren geen wachtwoorden van andere diensten en geen BSN, juist omdat je niet kunt lekken wat je niet hebt.

Gaat er ondanks alles iets mis en loopt daardoor risico voor jou, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en informeren wij jou zonder onnodige vertraging.

9. Cookies

Deze app plaatst geen advertentie- of volgcookies, en gebruikt geen Google Analytics. Wat er wél op je apparaat staat is technisch noodzakelijk: je inlogsessie, zodat je niet bij elke pagina opnieuw moet inloggen, en een kopie van je laatste antwoorden zodat je verder kunt als je even geen internet hebt. Daarvoor is geen toestemming vereist, en je verwijdert het door uit te loggen of je browsergegevens te wissen.

10. Niet tevreden?

Mail eerst ons via . Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, telefoon 088 - 1805 250, of via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks aan deze verklaring, dan laten we dat minstens 30 dagen van tevoren weten via het e-mailadres van je account. De datum bovenaan geeft aan welke versie geldt.

12. Tot slot

Wat je in dit boek vastlegt is geen juridisch document. Het geeft jouw wensen weer en helpt je nabestaanden, maar het vervangt geen testament, notaris of financieel advies. Zie ook de algemene voorwaarden.